Работая в ИТ, со временем, вы замечаете, что используете время недостаточно эффективно. На эти грабли наступил и я, вот и родилась идея записать пару советов, для себя, которые должны помочь более эффективно управлять своим временем.
- Должна быть единая база дел(электронная или бумажная)
- Держите в голове только важную информацию
- Используйте заготовленные решения, не изобретайте велосипеды
- Вырабатывайте привычки
- Сохраняйте сосредоточенность во время работы над проектом
- Пользуйтесь теми же правилами и в повседневной жизни
Прерывания страшны не временем потраченными на выполнение новой задачи, а тем что вернутся к потоку мысли которая у вас была, до того как вас прервали значительно сложнее, еще возрастает вероятность ошибок.
Попытайтесь оградить себя от прерываний, во время работы над проектом:
- Отключите интернет пейджеры, чатики итд
- Закройте двери, сделайте свою работу максимально комфортной
- Передайте обработку задачи коллеге
Записывайте мысли которые вас тревожат, они будут отвлекать вас от работы над проектом.
Наведите порядок на рабочем месте, да да и на рабочем столе тоже)
Многозадачность это не всегда хорошо, но:
- Разделяйте задачи которые можно выполнить параллельно и которые нельзя.
- Следите за уровнем стресса, многозадачность его повышает(
- Организовывайте рабочее место по стандарту, это относится и к виртуальным рабочим столам
- Всегда располагайте консоли, мониторинг одинаково, так вы будете меньше задумываться где что находится
- Не жалейте консолей, сделайте работу комфортной, в одном окне правим файл в другом смотрим результат
Нужно определить когда у вас пик производительности и в это время работать над проектом, а не смотреть котиков в youtube.
Обычно первый час на работе достаточно спокойный и если он совпадает с пиком производительности это вообще круто, проверили все критически важные параметры в системе мониторинга и в бой, а не читать почту и новости.
Давайте понять пользователю, что его запрос принят и над ним работают:
- Делегируйте запрос прямо при пользователе
- Зарегистрируйте запрос в трекер системе
- Действуйте немедленно, если это очень критичный запрос(небольшое показательное выступление перед пользователем)
Нужно устраивать регулярные встречи с руководством, коллегами, cотрудниками, чтобы обсудить текущие вопросы. так вы сэкономите и свое и их время, ведь если вы знаете, что каждый в 9:00 у вас встреча, то вы планируете свой день исходя из этого факта.
Планирование очень важная задача. Выделяйте по 10 минут в начале дня на планирование!(не проверяйте почту не читайте новости или чаты, всем этим вы займетесь потом)
Отдых очень важен для сохранения продуктивности .
- Делайте перерывы на 5 минут в течении часа или на 10 минут в 1,5 часа. Чашка кофе, потрещать с коллегами, в крайнем случае покурить)
- Работаешь сидя – отдыхай стоя
- Ленитесь полностью, без попыток чуточку поработать. Если настроения работать нет, не заставляйте себя, полностью переключитесь на приятный Вам отдых и даже не думайте о работе!
- Если есть возможность и желание делайте паузу на сон
- Переключение на “моменты”, вспомнить что было хорошего, например яркие моменты отпуска и мысленно сменить обстановку.
Мотивация
- “Якоря” – для настройки на задачи, переключение в рабочий режим используйте определенную музыку(работа Транс), а для переключения на режим отдыха – классическая, или работа – Кофе, отдых – Чай.
- Использовать метод “швейцарский сыр” – выгрызать кусочки из задачи и таким образом ее выполнять
- “Сьедать лягушку” каждый день – выполнять неприятную, неинтересную задачу, которую откладываешь уже не первый день. Собрался и сделал, главное начать!
- “Дробить слонов” на бифштексы – разделяем огромную с виду кажущуюся неподьемную задачу на мелкие подзадачи и медленно, но уверенно так ее выполнить)
- Обязательно поощрять себя за “промежуточные результаты”, например сьесть 10 бифштексов из слона за 10 дней, весь слон еще не сьеден, но вы уже ближе к цели.
- Выделяйте в ежедневной базе дел, “лягушек” и “слонов” которых сьедите сегодня
- Ведите календарик-пинарик, для понимания прогресса и оценки сколько времени прошло до достижения цели, не отстаем ли мы.
Основная доля информации взята из книги Томаса Лимончелли “Тайм менеджмент для системных администраторов”